Manajemen kontrak memiliki pengaruh besar dalam hal keberhasilan dan kualitas suatu proyek. Manajemen kontrak yang buruk dapat menciptakan masalah di setiap bagian proyek dan merupakan salah satu penyebab utama kegagalan konstruksi. Manajemen kontrak didefinisikan sebagai seluruh proses pengelolaan pembuatan, pelaksanaan, dan analisis kontrak untuk memaksimalkan kinerja operasional dan meminimalkan risiko finansial. Manajemen kontrak mencakup berbagai tindakan. Tindakan ini termasuk: menentukan harga dan ruang lingkup pekerjaan, memberikan kontrak, mendefinisikan jadwal pembayaran, menerima dan meninjau faktur, memodifikasi syarat kontrak, dll. Tujuan utama manajemen kontrak adalah untuk memberikan tingkat kualitas yang disepakati dengan pengiriman pekerjaan sesuai dengan syarat kontrak.
Dampak merugikan dari risiko manajemen kontrak yang buruk sangat nyata di sektor publik. Mencari cara untuk meningkatkan manajemen kontrak melalui strategi pengadaan yang efektif telah mendapatkan perhatian di tingkat nasional. Pada tahun 2017, pemerintah federal Amerika Serikat memberikan lebih dari $500 miliar dalam kontrak pemerintah. Badan federal selalu mencari cara untuk meningkatkan pengembalian investasi ini. Namun, bahkan dengan akses ke praktik terbaik, lembaga pengadaan pemerintah masih mengalami keterlambatan pembayaran dan pembengkakan biaya. Mereka dihadapkan pada sejumlah besar kontraktor yang harus dikelola, sumber daya yang terbatas, dan regulasi kepatuhan. Saat ini, bahkan kontraktor terburuk cenderung berada dalam sistem manajemen kontrak yang baik. Masalah sebenarnya adalah bahwa lembaga pengadaan tidak mengadopsi kebijakan dan proses yang diperlukan untuk membawa proses mereka ke tingkat berikutnya.
Kekurangan proses manajemen kontrak dapat mengakibatkan keterlambatan pembayaran yang menyebabkan keterlambatan proyek. Pengembangan infrastruktur adalah suatu kebutuhan yang memerlukan tindakan cepat. Kontrak untuk proyek-proyek ini cenderung sangat kompleks. Namun, berulang kali, kita menemukan bahwa pelaksanaan proyek tidak ditangani dengan cara yang efisien. Bangunan dan proyek konstruksi mengalami keterlambatan berbulan-bulan, menunda manfaat dari pengembangan ini. Ketidakmampuan lembaga publik untuk memenuhi kewajiban kontraktual mereka berdampak negatif, yang mengakibatkan keterlambatan yang mahal dan klaim kompensasi.
Pengelolaan kontrak yang buruk di Kabupaten Pemalang adalah contoh dari konsekuensi manajemen kontrak yang buruk. Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Pemalang telah terpengaruh oleh kurangnya tindak lanjut dan tinjauan yang buruk terhadap penawar. Seringkali, kontrak diberikan kepada mereka yang mengajukan tawaran terendah. Hasil dari strategi ini bisa menjadi bencana. Kinerja kontraktor terpengaruh secara negatif karena mereka terpaksa memotong biaya untuk menyelesaikan proyek. Kontrak mengharuskan kontraktor untuk memperoleh bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Sektor publik tidak dapat membeli bahan tersebut sendiri karena keterbatasan anggaran. Kontraktor tidak punya pilihan selain membeli bahan dari pemasok termurah. Ini menjadi masalah karena kualitas bahan dalam banyak kasus tidak memadai.
Dampak negatif dari manajemen kontrak yang buruk telah memiliki pengaruh langsung pada kualitas bangunan, saluran, dan jalan. Misalnya, jalan yang dibangun pada tahun 2014 telah tenggelam dan sekarang rusak parah. Demikian pula, bangunan yang dibangun memiliki dinding yang retak akibat praktik konstruksi yang buruk. Untuk mencegah masalah di masa depan dalam konstruksi dan pemeliharaan proyek infrastruktur, lembaga kontrak harus meminta kontraktor prospektif untuk menandatangani jaminan kinerja (garansi). Jaminan kinerja adalah polis asuransi di mana penjamin (penerbit obligasi) menjamin kepada pembeli bahwa kontraktor prospektif akan melaksanakan kontrak yang ditentukan. Jika kontraktor prospektif tidak memenuhi kewajiban di bawah kontrak, klaim dapat diajukan terhadap jaminan kinerja. Jaminan ini dirancang untuk memastikan bahwa pemilik proyek tidak akan mengalami kerugian finansial jika kontraktor gagal memenuhi kewajiban di bawah kontrak. Penting untuk dicatat bahwa ada biaya yang terlibat dalam memperoleh jaminan. Pelaksanaan jaminan mungkin berarti harga yang lebih tinggi. Namun, lebih baik membayar lebih daripada menghadapi risiko memiliki proyek yang dikelola dengan buruk.
Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Pemalang harus meninjau masalah ini dengan cermat dan mengambil tindakan. Misalnya, Dinas dapat meminta kontraktor prospektif untuk menggunakan bahan tertentu yang telah diperiksa kualitasnya atau menetapkan tolok ukur minimum terkait bahan yang digunakan. Manajemen kontrak yang buruk tidak terbatas pada Kabupaten Pemalang. Dampak global dari manajemen kontrak yang buruk telah menciptakan situasi yang menyebabkan kerugian diperkirakan sebesar U.S.$60 miliar per tahun. Ini sangat bermasalah karena anggaran infrastruktur terus tumbuh. Pasar pekerjaan umum dan infrastruktur global bernilai U.S.$9 triliun. Lembaga pekerjaan umum dan konstruksi tidak memiliki sumber daya untuk terus menghadapi masalah ini. Pelajaran yang dipetik dari kontrak yang gagal harus diperhitungkan dalam keputusan pengadaan untuk proyek berikutnya. Biasanya, proyek berikutnya lebih kecil dan lebih rumit daripada yang terakhir. Oleh karena itu, masalah yang mengganggu pengadaan satu kontrak, akan terulang dalam pengadaan kontrak berikutnya. Waktu yang terbuang untuk memperbaiki kontrak sebelumnya adalah indikasi yang jelas akan perlunya praktik terbaik dalam manajemen kontrak.
Akhirnya, Dinas harus meminta pelatihan dan pendidikan staf tentang manajemen kontrak yang efektif. Dengan bimbingan dan dukungan yang tepat, individu seharusnya menjadi efektif dalam manajemen kontrak. Penting untuk menetapkan praktik terbaik dan tujuan karyawan yang mencerminkan tujuan utama dari manajemen kontrak yang lebih baik di sektor publik.
Untuk informasi lebih lanjut tentang praktik terbaik manajemen kontrak, Anda dapat mengunjungi sumber ini dari Departemen Pertahanan.
